الأهداف :
يتمكن المشاركون في نهاية البرنامج من
- المعرفة الكاملة للأعمال المكتبية الحديثة وتنمية المهارات الخاصة بالسكرتارية
- التعرف على الإدارة الالكترونية ومفهومها.
- السكرتارية الحديثة: الإلمام بأعمال المكاتب الرئيسية.
- اكتساب مهارات السكرتير الناجح.
- تطبيق مهارات العرض والتقديم و استخدام التكنولوجيا المساعدة لذلك.
- تطبيق أساسيات أمن وسرية المعلومات في الأعمال اليومية.
- تطبيق مبادئ إدارة الوقت باستخدام تطبيقات متنوعة علي الحاسب الآلي.
- التطبيقات العملية في الحفظ والأرشيف الكترونياً.
المحتويات :
اليوم الأول التقنيات الإلكترونية الحديثة في السكرتارية :
- مفهوم السكرتارية الإلكترونية
- أنشطة السكرتارية الإلكترونية في منظمات الأعمال
- المسئوليات والواجبات الإلكترونية للسكرتير
- الصفات والمهارات الواجب توافرها في السكرتير
- أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية
- التعرف على الإدارة الالكترونية ومفهومها.
- استخدامات الإدارة الالكترونية في الأعمال المكتبية.
- التطبيقات العملية في الحفظ والأرشيف الكترونياً.
- ما هي الأنظمة الإلكترونية اللازمة لإدارة المكتب إلكترونياً ؟
- ما هي مواصفات مدير المكتب الإلكتروني ؟
- العلاقة بين إدارة المكتب إلكترونياً والإدارة الإلكترونية ؟
- التحديات التي تواجه تطبيق الإدارة الإلكترونية ؟
- تدريبات عملية
اليوم الثاني التقنيات الحديثة في السكرتارية :
- إدارة البريد الصادر والوارد الكترونياً.
- إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها.
- استخدامات السكرتارية الإلكترونية.
- الحفظ والأرشيف.
- الإنترنت، والإنترنت، والإكسترانت
- البريد الإلكتروني
- المصغرات الفيلمية
- تدريبات عملية
اليوم الثالث نماذج وتطبيقات :
- هندرة حفظ أوراق المكتب (التصنيف – الترقيم – الهندسة).
- مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب.
- كيفية الرقابة على الأداء المكتبي.
- قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
- تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة.
اليوم الرابع تنظيم المعلومات الشخصية إلكترونياً :
- إنشاء سجلات جديدة
- تعديل بيانات سجلات محفوظة
- الاتصال بأحد الأشخاص
- نقل السجلات من جهاز إلى آخر
اليوم الخامس تنظيم الاجتماعات إلكترونياً :
- خطوات التخطيط للاجتماع
- الدعوة للاجتماع
- تعديل تفاصيل الاجتماع
- الاستجابة للدعوة
- استخدام التقويم الإلكتروني في مكاتب السكرتارية
- التجول داخل التقويم
- طرق العرض
- إنشاء موعد
- إنشاء موعد متكرر
- التخطيط للأحداث المختلفة
اليوم السادس عالم الاعمال الالكترونية :
- تنظيم الاجتماعات باستخدام برنامج outlock
- إعداد الأجندة الألكترونية باستخدام برنامج outlook
- مشاركة الأجندة عبر البريد الالكتروني
- إنشاء قواعد بيانات جهات الاتصال باستخدام برنامج outlook
- الاجتماعات عن بعد
- التواصل الالكتروني باستخدام برامج المحادثة
اليوم السابع نماذج وتطبيقات في السكرتارية :
- التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي .
- أساليب الحفظ الإلكترونية (الحاسب الآلي – الأقراص الضوئية )
- مزايا نظم المعلومات لأعمال السكرتارية التنفيذية
- استخدامات شبكة الإنترنت و البريد الإلكتروني في أعمال السكرتارية .
- عرض التجارب الشخصية للسكرتارية الالكترونية
اليوم الثامن المهارات الإدارية لمديري المكاتب ووسائل تنميتها :
- تنظيم وإدارة المعلومات ( العمل اليومي لسكرتير التنفيذي المحترف ) .
- أساسيات الكتابة الإدارية الناجحة والصياغة لجيدة .
- إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات .
- إعداد وتنظيم الإجتماعات واللجان .
- إعداد وكتابة المحاضر والتقارير .
- إدارة الوقت وتنظيم وقت المدير .
اليوم التاسع تقنيات الاتصال في مكاتب السكرتارية:
- مفهوم الاتصال - أهمية الاتصال
- عناصر الاتصال، وأنواعه
- الاتصالات الإلكترونية في مكاتب السكرتارية
اليوم العاشر التعامل مع البريد:
- تبسيط إجراءات البريد الوارد، ومتابعة البريد الوارد بالحاسب الآلي
- تبسيط إجراءات معالجة البريد الصادر، وخصائص الخطاب الصادر
- انتقال المعاملات بين الإدارات إلكترونيا
- التجهيزات الآلية المستخدمة بالبريد
أساليب التدريب :
- المحاضرة القصيرة
- النقاش و الحوار
- العمل ضمن مجموعات
- التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.
