الهدف العام:
تكوين مهارات لدى موظفي الحفظ على الأسلوب العلمي والعملي الصحيح في التنظيم الفني لمحتويات الأرشيف، وكيفية تصنيف وترقيم وفهرسة الأوراق لسرعة استرجاعها من الملفات وحفظ الوثائق إلكترونياً
الأهداف التفصيلية:
بعد انتهاء البرنامج التدريبي يتعرف السادة المشاركين على:
- تأمين وحفظ الملفات باستخدام الحاسب الالى .
- تصنيف وفهرسة الملفات وارشفتها الكترونيا .
- التعامل مع بيئة المنظمات اللاورقية .
- التوثيق والأرشفة وحفظ الملفات إلكترونياً.
- الأرشفة الإلكترونية وأهميتها.
- الطرق الحديثة في حفظ الوثائق والملفات إلكترونياً.
المستفيدون:
- العاملون في مجال الحفظ بالمؤسسات والمنظمات
- الموظفون المراد تهيئتهم للعمل في مجال المحفوظات مستقبلاً
- موظفي المعلوماتية المعنيين بحفظ الوثائق الكترونيا
- موظفي السكرتارية والديوان
- جميع الموظفين في مجال حفظ و ضبط الوثائق و السجلات
- المعنيين بأعمال السكرتارية و إدارة المكاتب و حفظ الوثائق والبيانات
محتويات البرنامج:
- مقدمة عن المحفوظات وأنواعها وأهميتها
- أهمية الأرشيف الإلكتروني
- التنظيم الإداري للمحفوظات (المركزية واللامركزية)
- التنظيم الفني للمحفوظات (التصنيف-الترقيم-الفهرسة)
- كيفية وضع خطة لتصنيف وترقيم الأوراق والملفات
- كيفية إنشاء فهرس للمؤسسة (فهرس موضوع – فهرس أسماء)
- الأساليب والطرق الحديثة في الارشفه وحفظ الوثائق والملفات الكترونيا".
- طرق و أساليب حفظ الملفات و توثيقها الكترونيا.
- وسائل الأرشفة و حفظ السجلات و توثيقها الكترونيا.
- طرق حفظ الأوراق وتداولها – إجراءات حفظ الأوراق في الملفات
- فرز وترحيل وإتلاف الأوراق المنتهية
- الربط بين تنظيم الأوراق يدوياً وبين إدخال معلوماتها في التقنيات الحديثة
- كيفية تقليص الأعمال الورقية في المكاتب
- اثر استخدام الحاسب الآلي في حفظ الوثائق
- الأسس الخمس للعمل الجيد في إدارة أعمال الديوان والمكاتب والسكرتارية.
- طرق التعامل مع السجلات و الوثائق الإلكترونية.
- تمارين و حالات عملية.
أساليب التدريب:
- المحاضرة القصيرة
- النقاش و الحوار
- العمل ضمن مجموعات
- التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.
