السكرتارية الالكترونية E. Secretary

الأهداف: 

• طبيعة عمل السكرتارية في عصر هندسة المعرفة.
• مسئوليات السكرتير العالمي (تجارب عالمية و عربية ناجحة)
• تطوير أداء السكرتير العصري (الفعاليات و التحديات)
• الممارسات العالمية في المجالات المختلفة للسكرتارية الحديثة.
• المفاهيم المعاصرة للسكرتارية الحديثة في عصر هندسة المعرفة
• تنمية مهارات السكرتارية لإدارة أعماله باستخدام الحاسب الآلي .
• تنمية مهارات التركيز وتقوية الذاكرة.
• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة الإنجاز.
• إلمام المشارك بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
• إعداد و صياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.
• حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
• جدولة المواعيد والمقابلات.
• بناء قواعد البيانات الخاصة بالمدير.
• إطلاع المشارك على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
• المهارات السلوكية و التنظيمية للسكرتير (مدير المكتب المتميز)
• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.
• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات وتقوية الذاكرة.
• مهارات التركيز وتقوية الذاكرة للسكرتير المتميز
• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها.
• تقوية الذاكرة ، تطوير القراءة , و الثقة بالنفس , مهارات التركيز .

محتويات البرنامج: 

• السكرتارية العالمية (المهام والمسئوليات)
• نظام معلومات السكرتير.
• طبيعة عمل السكرتارية في عصر هندسة المعرفة.
• مسئوليات السكرتير العالمي (تجارب عالمية و عربية ناجحة)
• تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
• إعداد و صياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.
• المهارات السلوكية و التنظيمية – التركيز وتقوية الذاكرة للسكرتير (مدير المكتب المتميز)
• تطوير أداء السكرتير العصري (الفعاليات و التحديات)
• تطبيقات الحاسب الآلي في حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.
• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب والأجهزة الحديثة
• تطبيقات الحاسب الآلي في جدولة المواعيد والمقابلات.
• تطبيقات الحاسب الآلي في سرعة تجهيز واسترجاع العناوين.
• سرعة تجهيز المراسلات من خلال خاصية دمج المراسلات والعناوين.
• تطبيقات الحاسب الآلي في تجهيز العروض المقدمة في الاجتماعات .
• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب. إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
• تطبيقات الحاسب الآلي في حساب المؤشرات والمعايير المطلوبة من السكرتير.
• تطبيقات الحاسب الآلي في البريد الإلكتروني.
• التعامل مع مواقع الشبكة الدولية للمعلومات المرتبطة بأعمال السكرتير.
• شبكة المعلومات الداخلية والاستفادة منها في خدمة السكرتير.
• إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.
• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها. ادارة البريد الالكتروني.
• التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP .
• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات. عناصر ومراحل عملية الاتصال.
• وسائل الاتصالات المختلفة.عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.
• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.
• مهارات التركيز والاتصال والتعامل مع الاخرين , اساليب تقوية الذاكرة وتنظيم الوقت
• أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.
• مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية تحديد الأهداف والتمويل اللازم.
• تحديد وتنظيم القوى العاملة والأدوات والمعدات والمستلزمات كافة.
• مراحل انعقاد الملتقى (الإعداد، الانعقاد، وما بعده) المتطلبات اللازمة لكل مرحلة.

أساليب التدريب: 

• المحاضرة القصيرة
• النقاش و الحوار
• العمل ضمن مجموعات
• التمارين الجماعية والتطبيقات العملية